Quelles sont les fournitures obligatoires d'un office notarial ?
Les fournitures d’un office notarial ne relèvent pas d’une liste réglementaire “clé en main”, mais d’un socle matériel obligatoire découlant des exigences légales de sécurité juridique, d’authenticité des actes et d’archivage public.
Elles sont donc déterminées par les règles professionnelles, les textes sur l’acte authentique et les obligations de conservation.
⚖️ 1. Les supports nécessaires à l’établissement de l’acte authentique
Un notaire étant délégataire de la puissance publique, il doit disposer de tout ce qui permet de conférer l’authenticité :
Papier sécurisé ou support électronique homologué pour les actes (A4 permanence juridique).
Système de rédaction d’actes conforme (logiciel métier notarial).
Parapheurs et chemises d’actes assurant l’intégrité des signatures.
Tampon professionnel mentionnant nom, qualité et résidence.
Sceau / signature électronique qualifiée (équivalent moderne du sceau).
👉 Aujourd’hui, l’essentiel passe par l’acte authentique électronique (AAE), qui impose un matériel informatique sécurisé et certifié.
🔐 2. Les équipements de signature et d’identification obligatoires
Pour garantir la foi publique, l’office doit disposer :
de clés de signature électronique notariale (certificats qualifiés RGS/eIDAS) ;
d’un dispositif de lecture de pièces d’identité et de vérification ;
d’un système d’horodatage et de traçabilité des signatures ;
d’un poste sécurisé pour la comparution à distance (visioconférence authentique).
Ces éléments assurent l’identification certaine des parties et l’intangibilité de l’acte.
🗄️ 3. Le matériel d’archivage légal (obligation essentielle)
Le notaire est tenu de conserver les actes pendant 75 ans minimum (souvent 100 ans en pratique avant versement aux archives publiques).
Cela impose :
un système d’archivage électronique agréé (minutier central électronique) ;
des classeurs ou contenants normalisés pour les rares minutes papier ;
des solutions de sauvegarde redondées ;
un mobilier ou local sécurisé pour les documents originaux conservés.
💰 4. Les fournitures liées à la comptabilité notariale réglementée
La comptabilité d’un office est une comptabilité spéciale de fonds détenus pour autrui :
journaux comptables et registres réglementaires (aujourd’hui dématérialisés) ;
matériel d’édition sécurisée des états ;
dispositifs de séparation des fonds clients / office ;
solutions de télétransmission vers la Caisse des dépôts.
🏛️ 5. Les éléments d’affichage et d’information obligatoires au public
L’office doit également être équipé de supports permettant l’information légale :
affichage des tarifs réglementés ;
informations sur le traitement des réclamations et la médiation ;
mentions relatives à la protection des données (RGPD) ;
signalétique professionnelle identifiant l’office.
💻 6. Les outils techniques devenus indispensables à l’exercice (quasi-obligatoires)
Même s’ils ne figurent pas toujours dans un texte, ils sont imposés par la pratique professionnelle et les contrôles :
postes informatiques sécurisés et réseau dédié ;
accès aux bases immobilières, hypothécaires et d’état civil ;
scanners haute définition pour la dématérialisation probante ;
coffres-forts numériques ;
solution de visioconférence authentifiée.
Ces équipements sont considérés comme faisant partie des moyens nécessaires à l’exercice normal de la mission notariale.
🧾 En synthèse
Il n’existe pas une “liste administrative de fournitures”, mais un triple impératif légal qui conditionne tout l’équipement d’un office :
Rédiger et signer l’acte authentique de façon incontestable
Assurer la conservation et la traçabilité pendant plusieurs décennies
Garantir la sécurité juridique et financière des fonds et des données
C’est ce cadre qui détermine les fournitures réellement obligatoires.
